Precios de traducción en lenguaje claro, 18 maneras de ahorrar dinero sin descuidar la calidad

¿Necesitas presupuestar la traducción de tu sitio web, portal de e-learning o app para celulares y no sabes qué es una coincidencia perfecta en un recuento de palabras o cuántos caracteres tiene una línea estándar? Este artículo es para ti.

Si vas a estar a cargo de la contratación de traducciones para tu organización, te conviene conocer los detalles de las cotizaciones para comparar mejor, ahorrar dinero y participar en las conversaciones como un verdadero experto.

Una palabra no siempre es una palabra; ni una hoja, una hoja. Por otra parte, el mismo proveedor puede cotizar las mismas traducciones de distinta manera, según la situación. Veamos los distintos tipos de cotizaciones y cómo lograr que tu presupuesto rinda más.

Cotizaciones por palabra

La mayoría de las agencias de traducción en EE. UU. cotiza por palabra la traducción de textos en inglés, portugués, francés y español a otros idiomas. Es un método fácil (automático, en la mayoría de los casos) y relativamente objetivo que permite estimar rápidamente los costos y facilita las negociaciones con los proveedores.

Cómo se cuentan las palabras

Los programas de traducción asistida por computadora/ordenador (TAC/TAO, o CAT, por su sigla en inglés) son algo así como procesadores de texto especializados para traductores y suelen incluir funciones para el cálculo de la cantidad de palabras.

Según el programa y la configuración que se use, puede haber diferencias de hasta el 20 % en los recuentos, especialmente respecto de otros programas no especializados para la traducción (como Microsoft Word). Esto es normal y tiene que ver con detalles como los guiones (algunos consideran que político-económico es una palabra y otros, dos), con los números (algunos los cuentan y otros, no), etc.

Una distinción importante es si el recuento se aplica a las palabras de origen (el idioma de partida) o destino (el idioma al que se traduce). Por ejemplo, para decir lo mismo en español que en inglés puede hacer falta hasta un 25 % más de palabras. La convención es cotizar en el idioma de partida, aunque esto no siempre es posible.

Vale la pena mencionar que existen formatos editables y no editables. Los editables son aquellos en los que se puede seleccionar, copiar y modificar el texto (como Word, Excel, InDesign); los no editables obligan a recrear el texto —a efectos prácticos, estamos trabajando con imágenes— como jpg, PDF (si los documentos fueron escaneados con mala calidad o están protegidos contra copia).

Consejos

• Envia siempre tus textos para traducir en formatos editables, vas a ganar tiempo, puedes evitar costos de rediseño y, como estará clara la cantidad de trabajo, los presupuestos serán más exactos y ajustados (el proveedor no tiene que “cubrirse” por imprevistos).
• Incluso cuando el texto en general es editable, puede haber partes que no lo son (como imágenes o cuadros incrustados). Asegúrate de que la cotización incluya todo lo que debe ser traducido (y trata de conseguir los originales editables para esas partes).

Un dato adicional: el tipo de traducción incide sobre el precio por palabra. Por ejemplo, como el subtitulado requiere textos limitados en su longitud, que quepan en la pantalla y sean fáciles de leer mientras se muestran, su costo por palabra puede ser mayor.

Un eslogan difícilmente se cotice por palabra, ya que su traducción (o transcreación) puede llevar días (hasta encontrar la equivalencia adecuada y comprobar que funciona en distintas culturas, aún aquellas que comparten el mismo idioma).

Consejo

• Busca un proveedor de servicios lingüísticos confiable y desarrolla una relación de confianza con él (eso te va a permitir estar más tranquilo, por ejemplo cuando no se sabe de antemano cuántas horas durará un cierto trabajo).

Finalmente, en el caso de la localización, por ejemplo, según el tipo de documento y el modelo de precios del proveedor, hay quienes cobran por las etiquetas (tags), que son códigos que forman parte del texto, como variables (ej., $nombre) o formatos (ej.: <strong>texto en negrita</strong>). En ese caso, las etiquetas también se cuentan automáticamente y se agregan a la cantidad de palabras.

Repeticiones, coincidencias exactas, coincidencias parciales y recuentos ponderados

Volvamos a nuestros programas de TAC, una de las características que los popularizaron fueron las memorias de traducción (MT, o TM en inglés): bases de datos donde se almacenan todas las traducciones realizadas.

Durante los recuentos de palabras, se puede saber si el mismo texto se repite en el archivo en cuestión (repeticiones), o si fue traducido antes (coincidencias). Las coincidencias pueden ser exactas (al 100 %) o parciales, según un algoritmo que busca textos similares (las coincidencias inferiores al 95 % no suelen ahorrar tiempo al traductor, pero sirven para mantener la coherencia estilística y terminológica).

Cuando se encuentra una coincidencia perfecta para una oración (en realidad trabajamos con algo parecido a las oraciones, que llamamos “segmentos”) no necesariamente significa que la traducción sea correcta. Por cuestiones técnicas y de contexto es necesario revisarla para evitar errores.

Muchas empresas de traducción ofrecen descuentos por coincidencias en el texto. Si el volumen de trabajo es significativo y se extiende en el tiempo, o si tus documentos se actualizan frecuentemente, contienen partes estándar, o son repetitivos (como los manuales técnicos), es importante solicitarlos. Podrías ahorrar un 30 % o más.

Cuando se aplican los descuentos, se llega a un “recuento ponderado” (si no hay coincidencias ni repeticiones, será igual al recuento original, si las hay, será menor). Así, los descuentos se “traducen” en una menor cantidad de palabras.

Cotizaciones por hoja o folio

En ciertos casos (como el de las traducciones de carácter público, certificadas o juradas), la cotización es por foja (una forma antigua de decir hoja, o la suma de dos páginas). Esta manera de calcular el trabajo es útil cuando no se pueden contar las palabras porque el texto original está en formato papel (o, aunque haya sido escaneado, no es editable).

Para las cotizaciones, se considera que una foja equivale a 500 palabras (los documentos jurídicos suelen tener espaciado doble y márgenes amplios). Este no es un dato menor. Por ejemplo, un texto escrito en Word suele tener 500 palabras por página (1000 por hoja) y el precio de la traducción será acorde.

Consejos

• Para evitar sorpresas, asegúrate de que cuando te ofrecen un precio por hoja o página realmente sea el precio para tus hojas o páginas. Enviar los documentos a tu proveedor de servicios lingüísticos para obtener un presupuesto es la mejor manera. En Ant tratamos tu información en forma confidencial desde el primer momento y te ofrecemos alternativas al correo electrónico para los documentos sensibles.
• Averigua con la organización a la que vas a presentar la traducción si es necesario certificar o notarizar las traducciones, no siempre hace falta. Más sobre traducciones juradas, certificadas y notarizadas en este artículo.
• Consulta si hay costos adicionales por mantener/recrear el formato del texto.

Cotizaciones por línea

En algunos países, como Alemania, se acostumbra cotizar por “línea estándar”, que son 55 caracteres (espacios incluidos). En inglés esto equivale a unas 9 palabras y en alemán, aproximadamente a 7.

También a tener en cuenta: algunos proveedores cobran la línea completa aún cuando el texto tiene menos de 55 caracteres (en listas, por ejemplo).

Consejo

• Asegúrate de entender cómo se definen las unidades por las que vas a tener que pagar.

Cotizaciones por caracteres

Para los idiomas asiáticos, por ejemplo, los caracteres son la manera más representativa de estimar el trabajo necesario para completar una traducción (no se usan espacios entre los pictogramas en japonés, chino y tailandés, que por otra parte pueden representar más de una palabra, o solo parte de ella). Los cálculos son similares a los de los recuentos de palabras, aunque se usen otras unidades.

Cotizaciones por hora

El problema de la cotización por hora es que no suele ofrecer un importe exacto antes de comenzar el proyecto, a menos que se acuerde una determinada cantidad de horas con antelación. Dicho eso, a veces es la opción más conveniente cuando los recuentos de palabras no son posibles o son muy engorrosos, por ejemplo, en:

• actualizaciones a un documento ya traducido para el que no se cuenta con memorias de traducción;
• ajustes en que los recuentos de palabras no reflejan el trabajo real;
• tareas no relacionadas con cantidad de palabras (DTP, preparación de archivos, interpretación).

Monto fijo

Este método permite limitar los costos imprevistos y funciona muy bien cuando el alcance del trabajo está bien definido, o cuando la propia tarea de cotización es tan compleja que su costo resulta excesivo (por ejemplo, para la traducción de un sitio web con unas pocas páginas). Por otra parte, da al proveedor la posibilidad de compensar los costos de ciertas tareas con los de otras.

Tarifa mínima

La gestión de las tareas lleva tiempo. Ajustar una oración puede requerir que tres personas distintas (o más) tengan que revisarla. A veces incluso hay que documentar los cambios y eso implica más trabajo que el cambio en sí mismo.

Cambiar una palabra puede implicar abrir los documentos de origen y destino anteriores en su formato final para ver el contexto, controlar los glosarios y manuales de estilo, reimportar y reexportar los textos de los sistemas de traducción asistida (y, si el texto es parte de una imagen, recrearla).

Para clientes frecuentes, en Ant Translation podemos automatizar algunos flujos de trabajo para reducir estos costos.

Precio por unidad

Algunos elementos se pueden cotizar por unidad (como la traducción de imágenes y la maquetación de páginas).

La transcripción de audio o video y el subtitulado se suelen cotizar por minuto de grabación (transcribir una hora de audio puede llevar entre cuatro y nueve horas de trabajo).

Recargos por urgencia

Cuando los proyectos obligan a trabajar bajo mucha presión (coordinar la producción de más personas de lo habitual para hacer lo mismo, y aplicar más controles de calidad para mantener un estilo y calidad homogéneos entre ellos), o en fines de semana u horarios no laborables, es posible que haya recargos por urgencia de entre el 20 y el 50 %.

Consejos

• Prepara los textos con tiempo.
• Revisa el calendario para tener en cuenta los feriados y fines de semana cuando programes tus proyectos.
• Trata de enviar versiones finales de los textos.
• Solicita descuentos por repeticiones, no siempre te los van a ofrecer.
• Trata de reemplazar textos por imágenes y de evaluar si traducir todo es realmente necesario.
• En la gráfica, limita la cantidad de textos en imágenes. Si no puedes evitarlo, consulta con tu proveedor si puede trabajar en forma nativa con los archivos que generan tus sistemas, o si se pueden exportar a algún formato intermedio que ahorre trabajo y costos.
• Desarrolla una relación de largo plazo con tus proveedores.
• Planifica junto con tus proveedores, el orden de la traducción afecta tanto el precio como la calidad.
• El volumen y la duración del proyecto afectan los precios
• No pierdas de vista el valor de un buen trabajo profesional (p. ej.: más ventas, mayor credibilidad, menos consultas al centro de atención al cliente, mejor posicionamiento en las redes sociales, menos problemas legales, etc.) ni el costo de una mala traducción (la otra cara de lo anterior) cuando evalúes su precio.
• No trates de forzar un tipo de cotización sobre otro a tus proveedores sin explicar el motivo. Si el único objetivo es ahorrar dinero, te conviene considerar la señal que estás enviando a los lingüistas y a tu equipo: ajusten la calidad al presupuesto. Si tu objetivo es conocer por anticipado exactamente cuánto costará un proyecto, es importante que el proveedor lo sepa, tal vez pueda ayudarte sin cambiar el método de cotización, o te informe sobre otras variables que no estabas considerando.

Recargos por pago fuera de término

El tiempo es dinero, especialmente en finanzas y cuando hay deudas en juego. La confianza se construye en ambas partes y para lograr premura y esfuerzos en las entregas, pagar en tiempo y forma ayuda.

Consejo

• Asegúrate de conocer los tiempos de pago en tu empresa, coordinar con tu proveedor plazos que sean aceptables para ambos (y cumplirlos).

Lista de verificación

¡Felicitaciones!, ya sabes lo básico para organizar tu proyecto de traducción. Para hacerte la vida más fácil, puedes descargar la lista de verificación de Ant Translation para proyectos de traducción y un breve glosario de traducción y localización para compartir con tu equipo.